Services logistiques

Les services logistiques occupent une fonction transversale au sein de l’hôpital. Nous gérons les flux physiques nécessaires aux différents services pour les besoins du patient.

Il s’agit de « flux entrants » comme les médicaments, le linge, les dispositifs médicaux, les consommables généraux, colis… et les « flux sortants » comme les déchets, le linge sale…

Notre objectif est de délivrer le bon produit, au bon moment au bon endroit et au meilleur coût. Au sein de l’hôpital une importance particulière est accordée à la sécurité, à l’hygiène et à la traçabilité.

Service maintenance et entretien des bâtiments

Notre service maintenance a pour principales missions :

• La maintenance curative et préventive des équipements : Lits patients, équipements des cuisines centrales, systèmes de téléphonie, installations de chauffage, ventilation, climatisation, équipements de stérilisation, équipements sanitaires, équipements hospitaliers, …

• L’entretien des bâtiments ainsi que les extérieurs

• La distribution des énergies électriques, la distribution de l’eau sanitaire, la distribution des gaz médicaux

• La maintenance du parc automobile

• La réalisation des contrôles techniques réglementaires

Nous accompagnons la mise en service des nouveaux bâtiments : agencements, signalétiques, améliorations diverses …

Nous assurons aussi la maintenance de renouvellement des installations techniques dont certaines sont confiées à des prestataires extérieurs opérant sous contrat avec l’établissement (Engie-Cofely, Otis, ..)

Nos équipes disposent d’outils techniques et de gestion particuliers :

• Un système de supervision du fonctionnement des installations

• Un outil GMAO qui permet de récupérer et de suivre les demandes d’interventions

Service conduite d'opérations

Les missions du service conduite d’opérations sont les travaux neufs de construction et les travaux de restructuration / réhabilitation de plateaux existants.

Les conducteurs d’opérations interviennent soit en maîtrise d’œuvre interne soit avec une maîtrise d’œuvre externe.

Ils assurent la délégation de la Maîtrise d’Ouvrage dans le pilotage des travaux sur les plans administratif, financier et technique lors des phases de programmation, conception, réalisation et réception des projets.

Ils travaillent en collaboration avec les usagers en respectant les impératifs coûts, qualité, délai et en assurant le maintien du bon fonctionnement des services de soins.

Service conduite d'opérations

Notre service de sécurité incendie a pour mission d’assurer la sécurité des personnes et la sécurité incendie des biens. Nous gérons également les accès et les clés et formons le personnel sur l’établissement et l’Institut de formation des professionnels de santé de Vendée. Nous veillons à la vidéo-protection sur le site des Sables.

Les professionnels de notre service ont différentes missions en fonction de leurs responsabilités.

1. Les agents des services de sécurité incendie ont pour missions :

• La prévention des incendies

• La sensibilisation des employés en matière de sécurité contre l'incendie et d'assistance à personnes

• L’entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie

• L’alerte et l'accueil des secours

• L’évacuation du public

• L’intervention précoce face aux incendies

• L’assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent

• L’exploitation du PC de sécurité incendie

2. Les chefs d'équipe des services de sécurité incendie ont pour missions :

• Le respect de l'hygiène et de la sécurité du travail dans ses aspects de sécurité incendie

• Le management de l'équipe de sécurité ;

• La formation du personnel en matière de sécurité contre l'incendie ;

• La prévision technique encadrée par les règlements de sécurité (lecture et manipulation des tableaux de signalisation, délivrance des permis feux...) ;

• L’entretien élémentaire des moyens concourant à la sécurité incendie ;

• L’assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent ;

• La direction du poste de sécurité lors des sinistres.

3. Le chef de service de sécurité incendie a pour missions :

• Le management du service de sécurité ;

• Le conseil du chef d'établissement en matière de sécurité incendie ;

• L’assistance à personnes au sein des établissements où ils exercent ;

• Le suivi des obligations de contrôle et d'entretien (tenue des registres et de divers documents administratifs concourant à ce service).

Le chef de service assure également des missions de sureté ; il doit garantir l’intégrité des biens et des personnes contre les intrusions et les actes malveillants.

Service Achats

Les achats jouent un rôle fondamental dans la dynamique hospitalière par leur dimension transversale. La politique d’achat reflète des choix opérés par l’établissement dans le cadre des projets (médicaux, soignants, ou d’amélioration continue de la qualité). Notre service est en charge des achats généraux médicaux, hôteliers et bureautiques d’exploitation et d’investissement.

Il regroupe des acheteurs et des gestionnaires des achats sur les secteurs suivants :

• Hôtellerie (produits d’entretien et d’hygiène, articles à usage unique…)

• Bureautique (fournitures de bureau, imprimés…)

• Équipements généraux (mobilier, véhicules, équipements des unités de soins…)

• Équipements et petits matériels médicaux non stériles

• Informatique (gestion administrative)

• Certains services et prestations extérieurs (transports, nettoyage, locations…)

Le rôle de chacun est de réaliser un achat performant, c'est à dire qui répond aux objectifs de départ (besoin, prix, réglementation…).

Les missions de l’acheteur consistent à :

• Élaborer les cahiers des charges en lien avec les prescripteurs et fournisseurs pour définir précisément le besoin

• Suivre l’exécution des marchés comprenant le traitement des factures et les relations avec les fournisseurs, notamment dans le cadre de l'approvisionnement des produits en lien avec les gestionnaires achats

Le gestionnaire achat assure la partie administrative du processus achat :

• Passation des commandes

• Liquidation des factures

• Suivi fournisseur

• Traitement des litiges…

Parmi ces missions, certaines incombent plus particulièrement au service achats généraux :

• Définition et coordination d’un Plan d’Action Achats Territorial (PAAT)

• Participation aux comités d’experts au niveau du GHT

Cellule Juridique

La Cellule Juridique du GHT Vendée est garante du respect de la règlementation de la commande publique.

Elle a pour missions essentielles :

1. D’intervenir dans le processus achat en contribuant au choix de la stratégie contractuelle ;

2. De sécuriser juridiquement les procédures. Elle est un véritable appui rédactionnel dans l’élaboration des cahiers des charges permettant ainsi une optimisation des règles de la commande publique ;

3. D’apporter conseil auprès des acheteurs et des acteurs de l’achat en général ;

4. De prévenir le risque contentieux en assurant la vérification de la régularité juridique de l’ensemble des procédures de marchés et de concessions ;

5. D’assister les acheteurs dans la prévention et le règlement des litiges, précontentieux et contentieux ;

Notre équipe dédiée à l’ensemble du GHT Vendée est composée de :

• 2 juristes :
• 1 juriste responsable des marchés de Travaux/Maintenance services techniques /Sécurité Incendie
• 1 juriste responsable des marchés de fournitures et services généraux
• 2 assistantes marchés fournitures et services généraux
• 2 assistantes marchés travaux et maintenance services techniques/sécurité incendie
• 1 assistant marché en polyvalence

Notre périmètre d’intervention :

• Tous les marchés publics supérieurs à 40 000 euros hors taxes.
• Tous les domaines d'achat : Travaux, biomédical, pharmacie, hôtellerie, restauration, systèmes d'informations, laboratoire, équipements généraux, prestations générales ou intellectuelles, transports, maintenance, sécurité incendie, prestations logistiques.
• Tout type d'achat : achats en investissement ou en exploitation.